Präambel

Das SportBildungswerk NRW (SBW NRW) bekennt sich zur Wahrung und zum Schutz der Menschenrechte und der Umwelt. Wir tolerieren keine Verstöße gegen geltendes Recht, den internen Ethik-Code oder andere interne Regelungen und verbindlich eingegangene Selbstverpflichtungen. Mögliche oder tatsächliche Verstöße in diesem Kontext werden vom SBW NRW sehr ernst genommen. Zu diesem Zweck hat das SBW NRW ein unternehmensinternes Verfahren, welches sich mit der Prüfung und Aufarbeitung von gemeldeten Verstößen befasst, implementiert.

Ein angemessenes Beschwerdeverfahren, über das alle potenziell Betroffenen Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen melden können, stellt ein Kernelement der Sorgfaltspflichten eines Unternehmens dar. Zielgruppe für das Beschwerdeverfahren sind alle potenziell Betroffenen innerhalb des eigenen Geschäftsbereichs und entlang der Lieferkette.

1. Regelungsgegenstand

Diese Verfahrensordnung legt das Verfahren zur Bearbeitung von Compliance-Meldungen sowie Beschwerden hinsichtlich möglicher Risiken und Verletzungen menschenrechts- und umweltbezogener Pflichten oder interner Regularien beim SBW NRW oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers (gemeinsam nachfolgend „Hinweise“) vom SBW NRW fest.

Hinweise können von allen potenziell Betroffenen bzw. ihren Interessenvertreter*innen abgegeben werden (nachfolgend: „hinweisgebende Personen“), insbesondere, aber nicht abschließend von:

• Mitarbeitenden des SBW NRW

• Beim SBW NRW eingesetzten Honorarkräften und Leiharbeitnehmern,

• Zulieferern und Dienstleistern sowie deren Mitarbeitenden,

• Kunden und deren Mitarbeitenden,

• Personen in der Nachbarschaft von Standorten und Liegenschaften,

• NGOs,

sowie von allen Personen, die von möglichen Pflichtverletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette des SBW NRW betroffen sind.

2. Melde- und Beschwerdekanäle

Zur Entgegennahme von Hinweisen hat das SBW NRW folgende Melde- und Beschwerdekanäle eingerichtet, um möglichst alle potenziell Betroffenen zu erreichen:

• das Einreichen der Hinweise kann über folgenden Link erfolgen: forms.office.com/e/D3W7jb6pzi

• Zusätzlich sind für Mitarbeitende und Honorarkräfte des SBW NRW intern bestellte Case Manager persönlich bzw. telefonisch erreichbar. Der Case Manager ist Karl Ludewitz für den gesamten Geschäftsbereich.

3. Zuständigkeiten für Bearbeitung der Hinweise

Innerhalb der fachübergreifenden internen Meldestelle werden sämtliche Hinweise von speziell geschulten Mitarbeitenden vertraulich entgegengenommen und bearbeitet. Die Case Manager sind dabei in ihrer Arbeit nicht weisungsgebunden.

4. Ablauf des Verfahrens

Zum Zwecke einer transparenten Kommunikation gegenüber der hinweisgebenden Person zum Verfahren nach Abgabe eines Hinweises wird nachfolgend dessen Ablauf dargestellt:

5. Verfahrensschritte und -Grundsätze

• Eingehende Hinweise werden eigens dafür benannten Mitarbeitenden unmittelbar zur Bearbeitung zugeleitet. Innerhalb von sieben Tagen erhalten hinweisgebende Personen eine erste Rückmeldung zu ihrem Hinweis.

• Da gemeldete Sachverhalte in Umfang und Komplexität variieren, ist es schwierig, einen allgemein gültigen Zeitplan für Untersuchungen festzulegen. Die meisten Hinweise können jedoch in einigen Wochen statt Monaten aufgeklärt werden. Das SBW NRW hat sich und seine ermittelnden Beschäftigten im Rahmen bindender Unternehmens-Richtlinien dazu verpflichtet, interne Ermittlungen zügig zu führen und abzuschließen.

• Nach Abschluss des Verfahrens erhalten hinweisgebende Personen eine abschließende Rückmeldung. Die Dokumentation, Aufbewahrung und Löschung erfolgt unter Berücksichtigung der anzuwendenden Vorschriften, insbesondere der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

• Das SBW NRW hat sich und seine ermittelnden Mitarbeitenden dazu verpflichtet und berechtigt, sämtliche Hinweise nach den Grundsätzen der Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Weisungsungebundenheit, Sorgfältigkeit und Vertraulichkeit zu bearbeiten. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Es sind im Rahmen eines fairen Verfahrens alle relevanten Umstände des Sachverhalts einzubeziehen und das Verhältnismäßigkeitsprinzip zu wahren.

6. Benachteiligungsverbot

Das SBW NRW hat verankert, dass keine Benachteiligungen von hinweisgebenden Personen toleriert werden, die in gutem Glauben mögliche oder tatsächliche Verstöße melden, oder Ermittlungen in diesem Zusammenhang unterstützen. Die Identität dieser Personen dürfen daher nur an solche Mitarbeitende weitergegeben werden, die diese vertraulichen Informationen im Rahmen der internen Ermittlungen berechtigterweise benötigen („need-to-know Prinzip“). Mögliche Interessenkonflikte im Rahmen der Durchführung interner Ermittlungen sowie der Festlegung von Abhilfe- und Folgemaßnahmen müssen angezeigt werden, um diese auszuschließen. Hinsichtlich externer Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber wird sich das SBW NRW darum bemühen, einen vergleichbaren Schutz zu erwirken.

7. Wirksamkeitskontrolle und Weiterentwicklung des Verfahrens

Sowohl hinsichtlich des Verfahrens insgesamt als auch bei der Bearbeitung von Hinweisen selbst berücksichtigen wir die Ergebnisse unserer Risikoanalyse und Erkenntnisse zu potenziellen Zielgruppen. Demzufolge überprüfen wir die Wirksamkeit des oben dargestellten Verfahrens jährlich und anlassbezogen und nehmen nötigenfalls Anpassungen und Änderungen bezüglich Zugänglichkeit und Ablauf des Beschwerdeverfahrens vor. Anregungen und Feedback von Hinweisgebern sind uns dabei ebenfalls willkommen.

8. Ansprechpersonen

Ansprechpartner für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen sind die speziell geschulten Mitarbeitende, die über die oben beschriebenen Melde- und Beschwerdekanäle erreichbar sind. Für Fragen und Anregungen zum Verfahren stehen die Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihre Ansprechperson:

Karl Ludewitz
IT Service SportBildungswerk NRW e.V.

Tel: 0203/ 392813

E-Mail: Karl.Ludewitz@sbw-nrw.de